1. Administrator: Sætte en Frivillig på Orlov via Profilen
Som administrator kan du sætte en frivillig på orlov direkte fra brugerens profil:
Find den frivilliges profil: Naviger til den frivillige, som du ønsker at sætte på orlov.
Vælg menuen "Administrator": I brugerprofilens menu skal du vælge "Administrator".
Klik på de tre prikker og vælg "Placer på orlov": Klik på de tre prikker (⋮) for at åbne flere muligheder, og vælg "Placer på orlov".
Popup: Bekræft orlovsdetaljer: Et pop-up-vindue vises, hvor du kan se en oversigt over, hvilke arbejdssteder og grupper den frivillige er tilknyttet.
Tilføj en beskrivelse: Skriv en kort note, der beskriver årsagen til orloven. Dette vil være synligt i systemet, så alle med adgang kan forstå orlovsårsagen.
Ekstra bekræftelse, hvis den frivillige har vagter: Hvis den frivillige har fremtidige vagter, vil en advarsels-popup dukke op, hvor du skal bekræfte, at den frivillige fjernes fra sine vagter.
Bekræft handlingen: Klik på bekræft, hvis du ønsker at fuldføre orlovsprocessen. Den frivillige vil nu være sat på orlov, og deres status opdateres i systemet.
2. Supervisor: Sætte en Frivillig på Orlov via "Tilknyttede Brugere" på Arbejdsstedet
Som supervisor kan du også sætte dine tilknyttede frivillige på orlov fra arbejdsstedet:
Gå til "Tilknyttede Brugere" på arbejdsstedet: Find den frivillige under det arbejdssted, hvor de er tilknyttet.
Vælg den frivillige og klik på de tre prikker: Find den ønskede frivillige på listen over tilknyttede brugere og klik på de tre prikker (⋮) ud for deres navn.
Vælg "Placer på orlov": I menuen der kommer frem, skal du vælge "Placer på orlov".
Popup: Bekræft orlovsdetaljer: Ligesom for administratorer vil der vises en pop-up med oplysninger om arbejdssteder og grupper for den frivillige.
Tilføj en note: Du skal også her skrive en note om orloven, så årsagen til orlov bliver gemt i systemet.
Ekstra bekræftelse ved fremtidige vagter: Hvis den frivillige har planlagte vagter, vil der dukke en advarsels-popup op. Supervisoren skal bekræfte, at de frivillige fjernes fra fremtidige vagter, før orloven kan træde i kraft.
Bemærk: Når en supervisor sætter en frivillig på orlov, sættes den frivillige på orlov fra alle deres arbejdssteder, ikke kun fra det specifikke arbejdssted, supervisoren administrerer.
Vigtigt at Bemærke
Administratorer og supervisorer kan tilføje en note for at dokumentere årsagen til orlov.
Orlov gælder for alle arbejdssteder: Når en frivillig sættes på orlov, fjernes de fra samtlige arbejdssteder, de er tilknyttet, hvilket gør det lettere at holde styr på tilgængeligheden.
Fjernelse fra fremtidige vagter: Orlovsmodulet håndterer automatisk fjernelsen af frivillige fra fremtidige vagter, men det kræver en bekræftelse, hvis vagter allerede er planlagt.
Hvis du har spørgsmål eller har brug for hjælp til at bruge orlovsmodulet, er du altid velkommen til at kontakte vores supportteam.